Faida za kampuni ndogo kutunza kumbukumbu za kifedha

January 27, 2023 7:24 am · Dorine

Copy Link

Miongoni mwa faida ni kuzuia wizi wa mapato yako na kukuokoa na faini kutoka kwa mamlaka kama TRA.
Ni rahisi kufahamu ni aina gani ya bidhaa au huduma ina faida sana au inapendwa zaidi kuliko nyingine.

Mara nyingi wamiliki au waendeshaji wa biashara ndogo ndogo hujikuta wakifanya kazi nyingi kwa wakati mmoja ili kutimiza malengo yao ya kibiashara kutokana na uhaba wa rasilimali watu na mitaji.

Katika jitihada hizo, wafanyabiashara hao hufanya kazi zote za uhasibu, uhifadhi wa bidhaa, uongozaji na masuala mengine yote ya biashara.

Hata hivyo, wakati wakihaha kukuza biashara zao, baadhi hupuuza kutunza rekodi za fedha yaani mapato yao na matumizi ya kila siku. Jambo ambalo wengi hawajui ni kwamba kutotunza taarifa za kifedha kunahatarisha mafanikio ya muda mrefu ya kampuni au biashara zao.

Utunzaji wa kumbukumbu za kifedha ni nini?

Kabla ya kueleza kwa kina faida ya kutunza kumbukumbu za kifedha ni vizuri tukafahamu jambo hilo kwa kina.

Kutunza kumbukumbu ni mchakato wa kufuatilia na kurekodi miamala yote ya kifedha ikijumuisha mapato, madeni ya wazabuni na mikopo, gharama za matengenezo ya ofisi na gharama za uendeshaji kwa mfumo wa kihasibu.

Iwapo unauza chips, ni vizuri kurekodi kila mauzo ya sahani ya chips, mishikaki na mayai. Rekodi gharama za matrei ya mayai uliyonunua, mkaa au gesi kila siku, mafuta ya kupikia au ankara (bill) za umeme.

Utunzaji wa kumbukumbu unasaidia kuwa na taarifa sahihi kuhusu matumizi na mauzo katika biashara yako. Rekodi taarifa za biashara yako kila siku. Picha|Nuzulack Dausen/Nukta.

Namna ya kurekodi kumbukumbu

Andika kwenye daftari lako la kaunta kama huna kompyuta. Iwapo ni kampuni changa na una kompyuta unaweza kutumia Microsoft Excel or Google Spreadsheet kurekodi taarifa hizo kila siku au nunua mfumo wa kihasibu wa bei rahisi kama Intuit Quickbooks ama programu yeyote ya kihasibu kutoka nyumbani Tanzania.

Utunzaji wa kumbukumbu ni moja ya misingi muhimu ya uhasibu na njia bora ya kufahamu kwa kina ukuaji wa biashara yako.

Faida za kutunza kumbukumbu za kifedha

Kuna faida lukuki za kutunza kumbukumbu lakini zifuatazo ni baadhi ya faida tano za msingi za kufuatilia mapato na gharama zote za biashara iwe ni biashara ya mtu mmoja au ushirikiano au kampuni kubwa:-

Inasaidia kufahamu kwa kina maendeleo ya biashara yako

Njia bora ya kupima kama unafanya maendeleo au lah katika biashara ni kujua ni kiasi gani cha fedha kinaingia na ni kiasi gani kinatoka kila siku kama matumizi.

Utunzaji wa kumbukumbu za taarifa za kifedha kila siku hata kwenye biashara ndogo unasaidia kukupa taswira ya biashara, na mwelekeo unaoelekea. Utaweza kujua mapato na matumizi ya biashara kwa wiki, mwezi, robo mwaka au mwaka mzima.

Miongoni mwa taswira utakazopata ni siku gani ya wiki unauza sana, wiki gani ya mwezi mauzo yalikuwa mengi au kiduchu na vivyo hivyo kwenye matumizi yako.

Kupitia taarifa hizo, ni rahisi sana kung’amua na ya kapunguza aina fulani ya matumizi yasiyokuwa na tija au kubadilisha aina ya bidhaa inayokuongezea maumivu kwenye biashara ili upate faida zaidi.

Pia utunzaji wa taarifa za kifedha utakuonyesha ni bidhaa gani au huduma kati ya unazouza inafanya vizuri sokoni na ipi haifanyi vizuri. Je, kupitia taarifa hizo, ni kwa namna gani unaweza fanya maboresho ya biashara kwa ujumla.

Taarifa za kifedha husaidia kufanya maamuzi sahihi ya biashara

Kama nilivyodokeza kidogo hapo juu, taarifa za kifedha zilizokusanywa vizuri zinasaidia kufahamu mwenendo wa biashara yako na hatua za kufanya ili ikue zaidi.

Je, unatambua kuwa ni bidhaa au huduma gani kati ya zile unaoziuza inaongoza kwenye mauzo ya biashara yako? Unafahamu ni fursa gani ukitumia vyema inaweza kukusaidia kujikwamua kimaendeleo? Je, ni mbinu gani ya kiushindani (competitive advantage) gani utatumia ili uweze kuwa juu ya washindani wako?

Majibu ya maswali haya yanaweza kupatikana pale tu utakapokuwa na taarifa sahihi za kifedha, hakuna njia ya mkato hapa. Ni rahisi sana kupitia taarifa za kifedha ukaamua kupunguza matumizi ya biashara yako au kuongeza aina fulani ya bidhaa inayoonyesha kwamba inapendwa zaidi kutokana na kununuliwa kwa kasi ndani ya muda mfupi.

Baadhi ya wafanyabiashara hujikuta wanaleta bidhaa zote sawa miaka hadi miaka bila kujua ni ipi ina faida kubwa au ndogo na ipi inatumia muda mfupi kununuliwa?

Rekodi sahihi huwezesha biashara ndogo kuchukua uamuzi sahihi na kuongeza faida kubwa na kukufikisha mbali kibiashara.

Zinazohusiana:

Huokoa muda na gharama za kufanya biashara

Utunzaji kumbukumbu wa kila siku za mapato na gharama husaidia kutunza muda na gharama kwa wakati wa kuandaa vitabu vya fedha kwa mwaka husika. Badala ya kuruhusu mambo yarundikane ni bora kuifanya iwe shughuli ya kila siku.

Hii itapunguza muda ambao ungeutenga maalum kwa ajili ya kurekodi taarifa hizo ambazo kama una mauzo mengi kwa siku inaweza kukuchukua hata siku mbili au tatu kurekodi taarifa za mwezi mmoja.

Kuna nyakati utatakiwa na mamlaka kama halmashauri au Mamlaka ya Mapato Tanzania (TRA) kuwasilisha taarifa zako za kifedha na iwapo hurekodi kila siku mauzo au mapato na matumizi ya biashara yako itachukua muda mrefu kuzitafuta taarifa hizo.

Kuna nyakati utalazimika kusumbuana na maofisa wa Serikali ambao huwa wanataka taarifa za kifedha kwa haraka kwa kuwa wanaamini ulikuwa ukizitunza kama njia bora za kufanya biashara kisasa.

Mbali na kuokoa muda na gharama, inakuwezesha kuendelea na masuala mengine ya kibiashara kuelekea mwisho wa mwaka. Kuruhusu kazi zirundikane kunaweza kudhoofisha na kuleta changamoto na hata kushindwa kugundua makosa kwa wakati.

Wafanyabiashara katika Soko la Mbuzi Pugu jijini Dar es Salaam wakiwahudumia wateja wao Desemba 31, 2022. Unaweza kuokoa mali yako na wezi kwa kuweka taarifa zako sahihi za kifedha iwe mnadani kama Pugu ama dukani. Picha|Nuzulack Dausen/Nukta.

Inasaidia kuzuia ulaghai au wizi wa mapato

Utunzaji wa kumbukumbu za mapato na gharama za biashara yako iwe kwa biashara mpya, inayokua au biashara kubwa, unasaidia kuzuia wizi au udanganyifu iwapo umeajiri wafanyakazi wasio waaminifu.

Kuwa na mtiririko wa pesa za biashara yako kunaweza kukuwezesha kuelewa ni pesa ngapi zinazoingia na kutoka kwenye biashara yako na kutoa taarifa sahihi ya fedha kwa madhumuni ya uhasibu na ukaguzi.

Husaidia kudhibiti mtiririko wako wa pesa (Cashflow)

Ili biashara yeyote ikue ipasavyo inahitaji fedha. Kwa kifupi fedha ni mfalme au malkia. Katika biashara, fedha huingia kama mapato kwa kuuza bidhaa ama huduma, kukopa au kwa kuuza malighafi. Miamala yote hiyo inahusu mtiririko wa kifedha wa kuingia ama kutoka ambao wa kimombo huitwa ‘Cashflow’.

Ili kampuni yako iishi kwa muda mrefu unapaswa kudumisha mtiririko mzuri wa fedha unaoweza kukusaidia katika nyakati zote za shida na raha. Ni vema kuwa na mtiririko chanya (Positive cashflow) utakaokuwezesha kuwa na akiba ya kutosha kuendeleza biashara kwa muda fulani.

Hizi ni miongoni tu mwa faida za utunzaji kumbukumbu za kifedha. Mfanyabiashara atakayezingatia utaratibu wa kutunza kumbukumbu hizo ana nafasi ya kubwa ya kukuza biashara yake na kupata kubwa itakayomfanya afurahie matunda ya anachokifanya.

Dorine Audax ni Mtaalamu wa masuala ya fedha na uhasibu nchini Tanzania aliyejikita kutoa ushauri wa kitaalamu kusaidia ukuaji wa biashara ndogo ndogo na za kati (SMEs). Wasiliana naye kupitia dorineaudax@gmail.com au Instagram @dorineaudax.